Vous déménagez : les 7 points clefs à ne pas oublier

demenagement

Tout chef d’entreprise a connu au moins une fois dans la vie de son entreprise, la joie et le bonheur de déménager. Organiser cet événement majeur pour la vie de l’entreprise nécessite un peu d’organisation et de pragmatisme.

Ce moment,  je suis en train de le vivre. Je prends quelques minutes pour vous livrer quelques astuces et points clefs….

1 – Impliquez vos salariés

Un déménagement c’est un moment clef pour la vie de l’entreprise que vous dirigez, n’oubliez pas d’impliquer vos salariés dans ce moment. Rien de mieux que de les faire participer à l’aménagement des bureaux, les choix des couleurs des peintures, du mobilier…. Plus ils seront impliqués dans le projet, plus ce moment se passera au mieux.

2 – Vos clients et fournisseurs.

Meme si ce moment est plutôt un moment interne à la vie de l’entreprise, n’oubliez jamais que cela implique aussi l’interaction que nous avons avec nos partenaires. Organisez une communication complète vers vos clients et vos fournisseurs au moyen de courrier ou de newsletter. Pensez aussi à faire modifier vos contrats de transports pour qu’ils se présentent à la bonne adresse. 🙂

3 – Téléphonie et Internet

Rien de plus stratégique dans nos entreprises modernes que le téléphone et Internet. Nous n’imaginons pas un instant être coupé de nos clients plus de 5 mn. Cette période de déménagement va être le moment de remettre en question votre installation actuelle. Dès que votre nouveau bail est signé faites le tour des fournisseurs. N’oubliez pas une chose : le déploiement peut être long….voir très long et mieux vaut ne pas s’y prendre à la dernière minute !

4 – Sécurité/Assurance

Nouveaux bureaux = nouvelle organisation.

Votre bail en poche, faites rapidement la modification de votre contrat d’assurance. Exigez une visite avec votre assuranceur afin qu’il prenne bien en compte les spécificités de votre nouveau lieu de vie. Vous avez de la valeur dans vos bureaux : pensez à faire aussi évoluer vos outils de sécurisation : extincteurs alarme, poste de sécurité….

5 – Mobiliers

A quelques semaines de votre déménagement pensez à faire le point sur votre mobilier, rien de pire que d’arriver dans vos nouveaux bâtiments et vous rendre compte que vous n’avez pas suffisamment de chaises, bureaux, armoires…..

Prenez une demi heure pour faire un plan de vos bureaux et positionnez vos collaborateurs dans les différentes pieces.

Petite astuces si votre portefeuille n’est pas extensible : www.ikea.fr le mobilier neuf y est beaucoup moins cher que chez tous les professionnels du mobilier de bureau.

Autre bon plan : les ventes d’occasion ! Vous trouverez de nombreux site proposant du mobilier en très bonne état et à prix très compétitif.

6 – Déménageurs

Idéalement pensez à le reserver à l’avance, faite le tour des acteurs les prix peuvent aller du simple au triple !!!

A titre personnel nous avons pris le partie de faire notre déménagement par nous même, une location de camion pour la partie bureau et une mobilisation de toute les équipes pendant deux jours nous permet de serrer les coûts. Pour la partie Stock nous avons affrété un camion de notre transporteur habituel : 250 Euros pour 30 tonnes de produits.

7 – Etats des lieux

Le moment clef du déménagement si vous souhaitez récupérer votre caution en repartant de votre bâtiment.

N’hésitez pas à vous munir d’un appareil photo pour prendre des justificatifs des petits défauts constatés lors de votre arrivée dans vos locaux. Vous avez un doute, faite appel à un huissier pour faire faire l’état des lieux, vous aurez alors un document officiel. Lorsque vous rendez vos locaux pensez à faire le tour des bureaux n’oubliez pas de faire ou faire faire le menage, c’est la meilleur façon de partir en bonne entente avec votre propriétaire !

Enfin, une fois installés, n’oubliez pas de célébrer ça avec votre équipe…la convivialité et le partage sont essentiels pour prendre ses marques dans un nouvel espace !

D’avance bon courage ! 🙂

photo credit: C1ssou via photopin cc

Catégories :La vie des entreprises

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